Facturation

OBJECTIF

La facturation permet de confirmer la réception d’une facture liée à une commande (régulière, avec catalogue ou contrat sous-traitance) entrée dans maestro*.

Les écritures des frais courus sont générées lors du transfert de la transaction. Pour gérer convenablement les frais courus, des configurations spécifiques doivent être faites préalablement dans les Configurations diverses.

À la facturation, l’écriture des frais courus faite précédemment lors du transfert de la Réception de marchandise est annulée et remplacée par l’écriture réelle.

Il est possible de lier une facture à un compteur par employé, si le module Ressources humaines est installé. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l’icône Utilisation des compteurs par employé. Cette icône est disponible lors de la saisie du détail de la facture, dans la barre d’outils en haut de l’écran. En supprimant une facture non transférée, maestro* supprime également toute transaction d’Utilisation des compteurs par employé qui y est reliée.

 

PRÉREQUIS 

 

ICÔNES

 

Sommaire

 

Étapes

 

maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Commandes > Facturation

 

Les champs disponibles varient en fonction du type de commande sélectionné; commande hors catalogue (commande régulière, contrat sous-traitance) ou commande avec catalogue.

  1. Choisir ou entrer le numéro de la commande.

Pour une commande avec catalogue, s’il y a des réceptions de marchandise non facturées sur une commande, sélectionner celles qui doivent être facturées. Elles apparaissent dans la section Réceptions reliées à cette commande.

  1. Cliquer sur Accepter.

 

Entrer une facturation en lien avec une commande régulière

  1. Entrer les informations requises dans l’onglet :
  1. Entrer les informations requises dans l’onglet :
  1. Entrer les informations requises dans l’onglet Extras à la facturation : permet de facturer des items qui n’apparaissaient pas sur la commande originale.

Par défaut, maestro* propose d’imputer ces items au projet identifié lors de l’entrée de la commande. Il est possible de le modifier.

  1. Cliquer sur Enregistrer.

Il est possible de facturer des items sur une commande fermée en activant cette fonctionnalité au niveau de l'option Gestion de la sécurité (onglet Restriction des accès > section Achats et approvisionnement > sous-section Commandes > case à cocher L'usager peut recevoir et facturer les commandes terminées).

 

Entrer une facture en lien avec une commande avec catalogue

  1. Entrer les informations requises dans l’onglet  :
  1. Entrer les informations requises dans l’onglet :
  1. Entrer les informations requises dans l’onglet : permet de facturer des items qui n’apparaissaient pas sur la commande originale.
  1. Cliquer sur Enregistrer.

Il est possible de facturer des items sur une commande fermée en activant cette fonctionnalité au niveau de l’onglet Restriction des accès de la Gestion de la sécurité.

 

Entrer une facturation en lien avec un contrat de sous-traitance

  1. Entrer les informations requises dans l’onglet :
  1. Entrer les informations requises dans l’onglet  :
  1. Entrer les informations requises dans l’onglet Extras à la facturation : permet de facturer des items qui n’apparaissaient pas sur la commande originale.

Par défaut, maestro* propose d’imputer ces items au projet identifié lors de l’entrée de la commande. Il est possible de le modifier.

  1. Cliquer sur Enregistrer.

Il est possible de facturer des items sur une commande fermée en activant cette fonctionnalité au niveau de l’onglet Restriction des accès de la Gestion de la sécurité. L’utilisateur a alors accès à Accepter cette entrée sans valider l’état (CTRL-F12) dans le menu Fichier.

 

Créer une transaction à partir d’un document numérisé

  1. Cliquer sur Création d’une transaction à partir d’un document numérisé. La fenêtre Importation de documents s’affiche. Les images contenues dans le répertoire configuré par défaut s’affichent (Configurations générales > Documents).
  2. Sélectionner un ou plusieurs documents numérisés.

Diverses options sont disponibles pour faciliter la sélection :

  • Navigation pour afficher le contenu d’autres répertoires (bouton Parcourir);
  • Filtre dynamique;
  • Glissière permettant de redimensionner les icônes.

On peut également numériser un nouveau document directement à partir de cette fenêtre.

  1. Cliquer sur l’icône Accepter.
  2. De retour dans l’écran principal, poursuivre le processus de facturation normal.

 

Créer une facturation de commande à partir d'une transaction en attente

  1. Cliquer sur l'icône Transactions en attente.
    Dans le haut de la fenêtre, la grille de sélection affiche les transactions en attente de type Facturation de commande.
  2. Sélectionner une transaction en attente.

    Les pièces jointes à la transaction en attente s'affichent dans une nouvelle fenêtre.
 

S'il y a plus d'un document joint à la transaction en attente, ils seront présentés dans cet ordre : PDF, Image, Word, Excel et autres types.

  1. Dans la fenêtre de l'option, certains champs ont déjà été complétées par le système (utilisateur qui a créé la transaction, date et heure de création, etc.).
 

Si la transaction provient de l'option Importation de courriels Outlook, d'autres valeurs seront déjà saisies : type de facturation, fournisseur, projet, code de produit, etc.

  1. Compléter et enregistrer la transaction.
 

Après la sauvegarde de la transaction, les documents joints seront disponible à partir de la Gestion des documents.

 

Voir aussi

 

Dernière modification : 19 mars 2025